Compte rendu réunion du 6/1/2017

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Leviathan
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Compte rendu réunion du 6/1/2017

Messagepar Leviathan » Sam 14 Jan 2017 11:19

COMPTE RENDU REUNION DU BUREAU 06/01/2017

Etaient présents à cette réunion :

Bruno Caron (président), Hennebique Jérome (vice-président), Sylvain Delaporte (secrétaire), Gwenaëlle Houssay (chargée de com)

Gauthier Lemaire (ludothécaire) et Amaury Danioux (trésorier), s'étaient excusé de leur absence.

Le quorum est suffisant pour la prise des décisions.

Ordre du Jour

1. Montant de la cotisation 2017

Le montant précédent était fixé à 10 euros annuel. La majorité a considéré qu'une augmentation n'était pas nécessaire étant donné son peu d'impact sur notre budget. Nous restons donc à 10 euros de cotisation annuelle pour les membres.
Nous prenons cependant la décision de faire procéder rapidement au règlement de la cotisation, idéalement avant fin mars de l'année concernée.

« Tout augmente, sauf la cotisation du Cénacle ! »

Il est noté que le nombre de nouveaux adhérents a tendance à stagner. Ces adhésions étant proposées par les membres du Bureau, qui ne peuvent malheureusement écumer les tables de JDR comme c'était possible il y a quelques années, de nouveaux joueurs actifs aux autres tables non pratiquées par les membres du bureau peuvent être proposés par les Mjs et/ou joueurs membres de l'association.

2 . Utilisation du forum internet / de facebook

Il est noté que l'utilisation du groupe facebook est satisfaisante et permet de faire circuler des infos assez rapidement. Par exemple la participation du Cénacle dans le cadre d'Atrebatia, qui a bénéficié ainsi de réponses rapides.
La question du réel besoin d'un forum internet est soulevée. En effet, eut égard au nombre restreint de joueurs, la communication circule en effet assez vite au sein d'une même table de jeu. L'activité liée à la convention, la visite de nouveaux joueurs ou d'autres manifestations nécessitent pourtant que le forum soit conservé, car il remplit une fonction différente et complénetaire de facebook.
Cependant, il n'est pas prévu de faire d'efforts particuliers pour « le faire vivre » hormis la publication régulière des comptes rendu de réunion par le Bureau.

Un point sera fait par Gwenaëlle sur l'utilisation et l'accès des membres du bureau au forum.

Un lien de la page internet du Cénacle sera mis sur le forum et la page facebook une fois celui-ci rétabli.

3. Evènement Atrébatia

Le Festival Atrebatia, escales imaginaire aura lieu les 18 et 19 février 2017, place des Héros à ARRAS. La très bonne visibilité d'Atrébatia sur Arras reste un élément important, et les thèmes abordés sont bien sûr proches de notre passion.
La médiathèque y participant, il a été proposé au Cénacle via Céline Caron une animation rôlistique en son sein. Samedi 18, deux tables d'initiation (rêve de dragon et Oeil Noir) seront donc proposées par Sylvain Delaporte et Bruno Caron, ainsi qu'une table X-Wing par Jérome Hennebique.

5. Préparation de la prochaine convention

L'opportunité de ne pas la mettre en place avait été soulevée par Amaury, cependant non présent pour présenter plus avant son point de vue.
Les membres du Bureau présents soulignent l'utilité de conserver un événement « marque de fabrique » du Cénacle. Les ambitions affichées restent modestes, à l'image de l'association. Nous pensons pouvoir continuer à proposer un Tournoi du Lion d'Or de qualité, à notre échelle.
L'organisation du Tournoi du Lion d'Or est donc validée à la majorité. La date retenue du 20 au 22 octobre 2017.

Le président confirme la possibilité d'avoir l'occupation du nouvel office culturel pour toute la durée de la manifestation, qui se déroulerait comme d'habitude du vendredi soir au dimanche après midi. Les contraintes sont cependant nouvelles, car la surveillance des locaux alloués (avec les risques liés à la présence d'instruments de musiques onéreux) sera primordiale.

Son organisation sera une charge importante pour le Bureau 2017. La décision du thème sera proposée via le forum index.php ; Merci de vous assurer que votre identifiant y fonctionne pour ceux désirant participer à ce choix. Il est acté que le thème devrait être choisi pour fin mars au plus tard, afin de lancer dans la foulée les impressions et affiches.

Diverses pistes sur les partenariats à mettre en place sont évoquées.

6. Problématique d'un local adapté à l'association pour les parties du vendredi.

Aucune solution n'est proposée ni trouvée à ce jour, le sujet reste pour l'instant en attente.

L'utilisation des domiciles des joueurs /Mjs préconisé pour l'instant reste cependant une solution transitoire.



Sylvain DELAPORTE, Secrétaire de l'association « Le Cénacle d'Arras », le 14/1/2017


Note : comme à mon habitude, je tiens à souligner que ce compte rendu reste teinté de subjectivité, mes talents en prise de note étant très restreints. Toute précision, rectification de la part des membres ou du Bureau reste bienvenue.

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